Apostila dhe përkthimi: Itali dhe Shqipëri

Shkurt

Një dokument i lëshuar në një vend nuk flet vetë në vendin tjetër. Që të përdoret në Itali, një akt shqiptar duhet të tregojë dy gjëra: që firma e atij që e ka lëshuar është e vërtetë, dhe çfarë thotë, në italisht. E njëjta gjë vlen, në drejtimin e kundërt, për një certifikatë italiane që i duhet një zyre shqiptare.

Mes Italisë dhe Shqipërisë gjëja e parë zgjidhet me apostilën, një vulë e parashikuar nga Konventa e Hagës e vitit 1961. E dyta me një përkthim të certifikuar. Thënë kështu duket pak. Në praktikë janë tre ose katër firma nga zyra të ndryshme, në një rend të caktuar, dhe secila duhet të qëndrojë që e radhës të ketë kuptim.

Ky udhëzues shpjegon si është ndërtuar zinxhiri dhe ku zakonisht ndalet. Nuk është një listë hapash për t'u ndjekur: për ata, pika e referimit është zyra që do ta marrë dokumentin.

Kur të duhet

Për kë jeton mes dy vendeve ndodh më shpesh nga sa mendohet. Një martesë e lidhur në Shqipëri që duhet regjistruar në komunën tënde italiane. Lindja e një fëmije ose e një nipi a mbese. Një certifikatë vdekjeje, në një moment kur askush nuk ka dëshirë të merret me letra. Në drejtimin tjetër, certifikata italiane e pensionit për lejen e qëndrimit për pensionistë, ose certifikata e martesës për kartën e qëndrimit të një bashkëshorti jo nga BE.

Dokumentet ndryshojnë. Logjika është e njëjtë.

Apostila mes Italisë dhe Shqipërisë, që nga 2011

Shqipëria aderoi në Konventën e Hagës në vitin 2003, me efekt nga 2004. Italia, bashkë me katër shtete të tjera, kishte ngritur kundërshtim ndaj aderimit, dhe për disa vite Konventa nuk u zbatua mes dy vendeve. Sipas Konferencës së Hagës, Italia e tërhoqi kundërshtimin më 26 maj 2011, dhe që nga ajo ditë Konventa është në fuqi mes Italisë dhe Shqipërisë. Ministria e Brendshme e Italisë ua njoftoi prefektëve dhe komunave me qarkoren nr. 20 të 15 korrikut 2011.

Çfarë ndryshon për ty: një dokument publik shqiptar nuk ka nevojë për legalizimin e konsullatës italiane, por për apostilën e autoritetit shqiptar. Dhe një dokument publik italian nuk ka nevojë për legalizimin e Ambasadës së Shqipërisë, por për apostilën e autoritetit italian. Ligji italian e parashikon pikërisht këtë mundësi: neni 33 i Dekretit të Presidentit të Republikës nr. 445/2000 kërkon legalizimin konsullor për aktet e huaja, por ruan përjashtimet e vendosura nga marrëveshjet ndërkombëtare.

Kush vendos apostilën, sipas autoriteteve të njoftuara në Konferencën e Hagës:

• në Shqipëri, zyra e legalizimeve e drejtorisë konsullore të Ministrisë së Punëve të Jashtme;
• në Itali, Prokuroria e Republikës pranë gjykatës për aktet gjyqësore dhe noteriale, dhe Prefektura me kompetencë territoriale për aktet e tjera administrative. Për aktet e gjendjes civile, që nga 31 marsi 2011, kompetente është Prefektura.

Apostila vendoset vetëm mbi akte publike të firmosura në origjinal. Udhëzimet e një prefekture kujtojnë gjithashtu se apostila në vetvete nuk skadon, por dokumenti mbi të cilin vendoset mund të ketë një afat, sipas rregullave të vendit që e merr.

Nga Shqipëria në Itali: apostila e dyfishtë

Këtu qëndron veçoria e këtij korridori. Ambasada e Italisë në Tiranë shpjegon se që nga 1 janari 2019 edhe përkthimet zyrtare të bëra në Shqipëri mund të marrin apostilën. Që atëherë, për Ambasadën dhe për Konsullatën e Përgjithshme në Vlorë, një akt shqiptar që do të vlejë në Itali mban dy apostila të Ministrisë së Punëve të Jashtme të Shqipërisë: një mbi dokumentin dhe një mbi përkthimin në italisht.

Përkthimi nuk është një përkthim çfarëdo. E bën një përkthyes zyrtar i përfshirë në listën e Ministrisë së Drejtësisë së Shqipërisë, i cili shkruan mbi përkthimin një deklaratë përputhshmërie me emrin, firmën dhe vulën e vet. Pastaj një noter shqiptar vërteton që firma është e vërtetë dhe që përkthyesi e ka këtë cilësi, sipas nenit 135 të ligjit shqiptar nr. 110/2018 për noterinë. Vetëm atëherë përkthimi mund të marrë apostilën e vet. Me dokumentin dhe përkthimin të dy të apostiluar, akti paraqitet drejtpërdrejt te autoritetet italiane, pa kaluar nga konsullata.

Ka edhe një rrugë tjetër, dhe të dyja zyrat e kujtojnë: një dokument shqiptar që e ka tashmë apostilën mund të përkthehet në Itali nga një përkthyes i njohur nga gjykata, me përkthim të betuar (traduzione asseverata). Neni 33 i Dekretit nr. 445/2000 kërkon, për aktet e huaja në gjuhë të huaj, një përkthim në italisht të certifikuar si i përputhshëm nga konsullata ose nga një përkthyes zyrtar.

Cila nga të dyja të përshtatet varet nga ku je, ku janë origjinalet dhe cila zyrë italiane do t'i marrë. Nuk është një zgjedhje që bëhet një herë e përgjithmonë.

Aktet e gjendjes civile: dy hollësi që kanë rëndësi

Për lindjet, martesat dhe vdekjet që duhen regjistruar në Itali, Konsullata e Përgjithshme në Vlorë shton një kusht: akti duhet të ketë firmën autografe të nëpunësit shqiptar të gjendjes civile që e lëshon.

Ka rëndësi edhe cila certifikatë kërkohet. Supertabella e botuar nga prefekturat italiane, në versionin e 9 marsit 2021, sugjeron për lindjen certifikatën shqiptare në modelin me shtatë gjuhë, sepse tregon edhe mbiemrin para martesës dhe mund të shmangë certifikatën e martesës për atë që ka marrë mbiemrin e bashkëshortit. Edhe ai model duhet përkthyer. E njëjta tabelë e këshillon të mos përdoret certifikata personale, sepse shumë komuna italiane nuk e pranojnë për regjistrim. Janë tregues të vitit 2021: para se të kërkosh një certifikatë, ia vlen të pyesësh komunën italiane që do ta marrë.

Nga Italia në Shqipëri

Në drejtimin tjetër rregulli shqiptar është shkruar në vendimin e Këshillit të Ministrave nr. 858/2021, ai që rendit dokumentet për lejet e qëndrimit. Dokumentet nga vendi i origjinës duhet të jenë të përkthyera në shqip, të lëshuara në gjashtë muajt e fundit, të vërtetuara dhe të legalizuara në bazë të marrëveshjeve ndërkombëtare. Mes Italisë dhe Shqipërisë, që nga 2011, ajo marrëveshje është Konventa e Hagës, e cila në vend të legalizimit parashikon apostilën. Detyrimi vlen për kërkesën e parë për leje. Për kartën e qëndrimit të familjarit, i njëjti vendim kërkon dokumentin për lidhjen familjare të legalizuar ose të apostiluar dhe të përkthyer në shqip.

Nga ana italiane, certifikatat e komunës marrin apostilën nga Prefektura e provincës ku ndodhet komuna; aktet noteriale dhe gjyqësore, si certifikata e gjendjes gjyqësore, nga Prokuroria e Republikës. Udhëzimet e një prefekture rekomandojnë të thuhet, kur kërkohet certifikata, që ajo do të përdoret jashtë vendit, që të mbajë shënimin e duhur.

Pika ku tekstet që kemi lexuar nuk hyjnë është përkthimi në shqip: kush mund ta bëjë dhe si duhet certifikuar për zyrën që e merr. Kjo duhet pyetur në atë zyrë para se të përkthehet.

Ku ndalet zinxhiri

Pothuajse kurrë për një gabim të madh. Më shpesh për një hollësi që zbulohet vetëm te zyra e fundit, kur dokumenti e ka bërë tashmë udhëtimin e vet:

• një certifikatë e lëshuar më shumë se gjashtë muaj më parë, për një zyrë shqiptare që i do të fundit;
• një akt i gjendjes civile pa firmën autografe të nëpunësit, ose një model që komuna nuk e pranon për regjistrim;
• një përkthim i bërë në Shqipëri pa apostilën e vet, ose pa firmën e noterit mbi përkthyesin;
• një akt i kërkuar në Itali pa thënë që do të përdoret jashtë vendit.

Secila prej tyre ndreqet. Por ndreqet duke ribërë një pjesë të zinxhirit, shpesh në një vend tjetër, dhe koha e humbur u shtohet kohëve të hapave të tjerë, nga AIRE te pasaporta.

Çfarë nuk bën ky udhëzues

Nuk rendit kosto, afate ose adresa zyrash, që ndryshojnë dhe që secila zyrë i boton vetë. Nuk thotë nëse një dokument do të pranohet: këtë e vendos zyra që e merr, dhe nëse ke një dyshim ligjor për rastin tënd, për shembull për një regjistrim delikat, personi i duhur është një avokat i licencuar. Tekstet e cituara janë lexuar më 6 nëntor 2026.

Nëse dikush të propozon të merret ai me të, vlejnë të njëjtat verifikime si në udhëzuesin si të zgjedhësh një ndihmë që i beson.